Dokumenty

Polityka prywatności

Obowiązuje od 23 października 2026

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych osobowych, które Lokaliq zbiera o właścicielach lokali i osobach odwiedzających stronę lokaliq.pl, jest Lokaliq Jędrzej Babiarz, NIP 6871977741, REGON 522826010, adres miejsca wykonywania działalności widoczny w CEIDG. Kontakt w sprawach danych: [email protected]. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.

2. Dwie role Lokaliq

• Dane Klientów (właścicieli lokali, którzy zakładają konto, i osób z ich zespołu): Lokaliq jest ich administratorem.
• Dane Odbiorców (osób, które korzystają z wizytówki lokalu, np. wysyłają pytanie, zakładają kartę, rezerwują wizytę lub kupują voucher): administratorem jest lokal, który prowadzi wizytówkę. Lokaliq przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia, na polecenie lokalu i wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

3. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie

A. Klienci (właściciele lokali i ich zespoły) – Lokaliq jako administrator

• Konto i obsługa Usługi: imię i nazwisko (opcjonalnie), adres e-mail, hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej), nazwa lokalu, miasto, adres wizytówki, treści wprowadzone w Panelu, role członków zespołu. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia: dane do faktury (nazwa, NIP, adres), historia płatności i faktur. Dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe. Podstawa: wykonanie umowy oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Wysyłka naklejki z kodem QR: imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy, adres, numer telefonu. Podstawa: wykonanie umowy.
• Korespondencja: przypomnienia o końcu dostępu, odpowiedzi na zgłoszenia, powiadomienia o pytaniach Odbiorców. Podstawa: wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest obsługa Klienta.
• Formularz „Umów demo”: imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości. Podstawa: podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Bezpieczeństwo i nadużycia: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, dzienniki serwera, ograniczanie liczby rejestracji z jednego adresu. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest zabezpieczenie Usługi.
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi: dane niezbędne do wykazania zawarcia i wykonania umowy. Podstawa: prawnie uzasadniony interes.
• Marketing własny: informowanie Klientów o zmianach w Usłudze, cenach i nowych funkcjach (w zakresie niezbędnym do wykonania umowy) oraz kierowanie reklam w Meta wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

B. Odbiorcy (osoby korzystające z wizytówek) – Lokaliq jako podmiot przetwarzający

Zakres danych zależy od funkcji włączonych przez lokal. Mogą to być:

• imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i data urodzin (dzień i miesiąc) podane przy zakładaniu karty stałego klienta;
• liczba pieczątek, nagrody, historia wizyt, polecenia znajomych;
• treść i dane kontaktowe z formularza pytań do lokalu;
• imię, telefon, e-mail, wybrana usługa, termin i uwagi przy prośbie o rezerwację wizyty;
• dane kupującego i obdarowanego przy zamówieniu vouchera;
• zgody na wiadomości e-mail i SMS, wraz z datą ich wyrażenia, oraz informacja o wypisaniu;
• historia wiadomości wysłanych do Odbiorcy przez lokal (kanał, status, data).

Cele i podstawy prawne przetwarzania tych danych ustala lokal jako administrator (np. wykonanie umowy z Odbiorcą, zgoda na marketing, prawnie uzasadniony interes). Lokaliq nie wykorzystuje tych danych do własnych celów.

C. Wszyscy odwiedzający

• Adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzane adresy i czas wizyty oraz zapisy zdarzeń na serwerach, w zakresie niezbędnym do działania i zabezpieczenia serwisu. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyki wyświetleń wizytówek prezentowane lokalom w formie zbiorczej.

4. Pliki cookie i podobne technologie

1. Na stronie lokaliq.pl działa narzędzie do zarządzania zgodami (CookieYes), które przy pierwszej wizycie pyta o zgodę na pliki cookie inne niż niezbędne. Możesz ją udzielić, odmówić lub zmienić w każdej chwili przez ustawienia cookies dostępne na stronie. Zapisujemy w tym celu Twój wybór (plik cookie narzędzia zgód).
2. Niezbędne: pliki potrzebne do działania serwisu, zapamiętania wyboru zgód i bezpieczeństwa. Aplikacja app.lokaliq.pl używa plików niezbędnych do działania, np. do utrzymania sesji po zalogowaniu. Wizytówki lokali mogą zapisywać w przeglądarce Odbiorcy dane niezbędne do działania funkcji (np. numer karty stałego klienta, wybrany język, ostatnio użyte opcje) w pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage). Nie wymagają one zgody.
3. Marketingowe – Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.): ładowany dopiero po Twojej zgodzie. Mierzy skuteczność naszych reklam i pozwala wyświetlać je osobom zainteresowanym Usługą. Zapisuje pliki cookie i przekazuje do Meta m.in. adres IP, informacje o urządzeniu, odwiedzane podstrony oraz identyfikatory przeglądarki. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 173 Prawa telekomunikacyjnego). W zakresie danych, które Meta otrzymuje przez Pixel, możemy być z Meta współadministratorami, a Meta jest administratorem w zakresie własnych celów.
4. Zgodę można wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies na stronie, w ustawieniach przeglądarki oraz w ustawieniach reklam konta Meta. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
5. Przeglądarki pozwalają blokować i usuwać pliki cookie. Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie do Panelu.
6. Czcionki są hostowane na naszych serwerach, więc ich wyświetlanie nie powoduje przekazywania adresu IP podmiotom trzecim.
7. Kody QR i linki do zewnętrznych usług (Google Maps, Instagram, Facebook, Booksy) otwierają się w nowych kartach. Po przejściu do nich ich zasady prywatności ustala ich operator.

5. Komu powierzamy lub udostępniamy dane

Dane przetwarzają wybrani dostawcy, z którymi mamy umowy powierzenia lub którzy działają jako odrębni administratorzy:

• Stripe (płatności online): Stripe Payments Europe, Ltd. Dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe i Lokaliq ich nie widzi.
• Dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, na której działa aplikacja i baza danych.
• OVH – dostawca poczty e-mail, przez którą wysyłamy wiadomości z konta, przypomnienia, faktury oraz wiadomości lokali do Odbiorców.
• SMSAPI (operator bramki SMS) – wyłącznie gdy lokal korzysta z dodatku SMS: numer telefonu i treść wiadomości.
• Cloudflare – DNS, ochrona i dostarczanie ruchu (przetwarza m.in. adresy IP).
• CookieYes – narzędzie do zarządzania zgodami na cookies.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel, po zgodzie).
• Biuro rachunkowe lub księgowy, o ile obsługuje rozliczenia Lokaliq, oraz doradcy prawni i podmioty windykacyjne w razie konieczności.
• Poczta i firmy kurierskie przy wysyłce naklejek.

Dane Odbiorców trafiają do lokalu, który prowadzi wizytówkę, oraz do dostawców wymienionych wyżej w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi. Lokaliq nie sprzedaje danych.

Część dostawców (np. Stripe, Meta, Cloudflare) może przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do USA. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach (np. standardowych klauzulach umownych) można uzyskać, pisząc na adres kontaktowy.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta: do czasu usunięcia konta. Po wygaśnięciu dostępu (końcu okresu próbnego lub opłaconego okresu) przechowujemy dane przez 90 dni, aby Klient mógł wznowić Usługę. Po usunięciu konta usuwamy dane w ciągu 30 dni, o ile przepisy nie wymagają dłuższego przechowywania. Kopie zapasowe są nadpisywane w kolejnych cyklach.
• Faktury i dokumenty księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (zwykle 5 lat od końca roku podatkowego).
• Korespondencja i zapytania: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, a w razie sporu do jego zakończenia i przedawnienia roszczeń.
• Dane z formularza „Umów demo”: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dzienniki serwera i dane bezpieczeństwa: do 90 dni, a w razie incydentu do jego wyjaśnienia.
• Dane Odbiorców: przez czas, który ustala lokal prowadzący wizytówkę, najdłużej do usunięcia konta lokalu. Wypisanie się z wiadomości zachowuje minimalne dane niezbędne do niewysyłania kolejnych.
• Dane na podstawie zgody: do jej wycofania.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wniosek wyślij na [email protected]. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W sprawach dotyczących danych Odbiorców, które zbiera lokal, skontaktuj się z danym lokalem, który jest administratorem tych danych. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy wniosek lokalowi i pomożemy w jego realizacji. Z wiadomości e-mail i SMS możesz wypisać się linkiem w ich treści lub na karcie stałego klienta.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenia (HTTPS), kontrolę dostępu do Panelu z podziałem na role, oddzielenie danych poszczególnych lokali na poziomie bazy danych, ograniczenia przeciw automatycznym nadużyciom, kopie zapasowe oraz zasadę minimalnych uprawnień. Hasła są przechowywane w formie zaszyfrowanej. W razie naruszenia ochrony danych powiadamiamy właściwe podmioty zgodnie z RODO, a lokale (jako administratorów danych Odbiorców) niezwłocznie.

9. Obowiązek podania danych i profilowanie

Podanie danych przy rejestracji jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta. Podanie danych do faktury jest niezbędne do wystawienia faktury. Zgoda na cookies marketingowe i wiadomości marketingowe jest dobrowolna. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Reklamy w Meta mogą być dopasowywane na podstawie danych z Pixela za Twoją zgodą. Lokale mogą przygotowywać automatyczne scenariusze wiadomości (np. życzenia urodzinowe lub zaproszenie po dłuższej przerwie), jednak wyłącznie do osób, które zgodziły się na wiadomości.

10. Dzieci

Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i nie jest kierowana do osób poniżej 16 lat. Lokale odpowiadają za dane Odbiorców, w tym małoletnich, i powinny zbierać zgody zgodnie z prawem.

11. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, np. po zmianie przepisów, dostawców lub zakresu Usługi. O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie, a Klientów także e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Aktualna wersja zawsze obowiązuje od daty podanej na górze. Zmiany cen i pakietów opisuje Regulamin.